Gestión de pedidos

Un pedido se crea una vez que se finaliza el proceso de compra. Te llegará un e-mail informándote del nuevo pedido, ademas entrando en tu escritorio puedes echar un vistazo a la ventana «Estado de WooCommerce» en la que se muestra un resumen, y te dice los pedidos que están pendientes de alguna acción (Ver imagen 1).

Ventana del estado de WooCommerce del escritorio de la tienda.
Imagen 1

Puedes pinchar en los enlaces para acceder a ellos, o vas a «WooCommerce /Pedidos» del menú de tu escritorio y allí encontraras la totalidad de los pedidos (Ver imagen 2).

Pantalla que muestra la interfaz de gestión de pedidos.
Imagen 2

Lo primero que encontrarás son las opciones de filtros. Quizás, al principio, cuando tengas pocos pedidos no sea necesario filtrar, pero llegará el momento en que esta cantidad se incremente llegando a alcanzar varios miles, entonces es cuando esta herramienta se vuelve útil (Ver imagen 3).

Opciones de filtrado de pedidos.
Imagen 3

Puedes filtrar los pedidos según el estado en que se encuentren:

  • «Todos». Realmente aquí no estás filtrando nada, ya que se muestran todos los pedidos.
  • «Papelera». Pedidos que hayas eliminado.
  • «Pendiente de pago». Esta opción la verás en muy pocas ocasiones ya que,  este estado, dura tan solo el tiempo en el que el usuario finaliza la compra y la plataforma de pago da el OK.
  • «Procesando».
  • «En espera».
  • «Completados».
  • «Cancelados».
  • «Reembolsados».
  • «Fallaron».

Otra forma de filtrar es introduciendo en el campo de la derecha algún dato relativo a los pedidos, bien el nombre, id, dirección, etc… le das a «Buscar» y aparecerán todos los que coincidan con los términos que hayas introducido.

También puedes filtrar por fechas en el campo «Todas las fechas», es un desplegable en el que puedes seleccionar las fecha que te interese.

Y además, el campo «Filtrar por cliente registrado», que funciona exactamente igual que el buscador pero con la diferencia de que solo actúa sobre el nombre del cliente.

A continuación tienes el listado de todos los pedidos. En la captura que te dejo a continuación (Ver imagen 4) aparecen todos los campos disponibles, pero arriba a la derecha, en «Opciones de pantalla», puedes desmarcar las opciones que no necesites, y de esta forma consigues tener una interfaz mas despejada (Ver imagen 5). También desde aquí puedes elegir el número de pedidos que quieres que aparezcan por página.

Detalle de todos los campos de un pedido.
Imagen 4
Detalle de cómo queda los campos de un pedido una vez eliminados los que no nos interesan.
Imagen 5

Las partes que componen este listado son:

  • «Pedido». Compuesto por el id del pedido seguido del nombre, ademas, si pinchas sobre él, te lleva a las opciones para poder editarlo.
  • «Ojo». Seguido a este, aparece un icono pequeño, con forma de ojo, que al pulsar sobre él aparece una nueva ventana de previsualización, muy útil, con un resumen del pedido, que ademas te permite realizar algunas acciones sin tener que entrar en la edición del pedido.
  • «Fecha». Muestra la fecha en la que se completó el pedido.
  • «Estado». Estado en el que se encuentra el pedido, pueden ser: «Completado», «Reembolsado», «Cancelado», «Procesando», «Pendiente de pago», «Fallido», «En espera» y «Trash». Los explicaré a continuación.
  • «Facturación». Los datos de facturación.
  • «Enviar a». Los datos donde se enviará la compra.
  • «Total». La cantidad que está pendiente o se ha cobrado al comprador.
  • «Acciones». Esta columna contiene botones que te permiten realizar algunas acciones como completado, sin necesidad de entrar en la edición del pedido. Yo particularmente, siempre la tengo desactivada, edito el pedido y lo hago desde dentro.

Estado

Antes de editar los pedidos me voy a parar en explicarte cada uno de los estados en los que se puede encontrar un pedido.

  • «Completado» es el estado en el que debe encontrarse un pedido cuando ya no tenemos que realizarle ninguna acción, o sea, que ya hemos recibido en pago y lo hemos enviado.
  • «Reembolsado» se utiliza cuando se devuelve el importe, porque el cliente ha devuelto el envío, mercancía en mal estado o por el motivo que sea. Mas adelante, cuando estemos editando el pedido, veremos cómo se reembolsa solo una parte del envío.
  • «Procesando» se utiliza cuando ya se ha recibido el pago, por ejemplo por transferencia bancaria y el paquete se está preparando para su envío.
  • «En espera». Puedes colocar un pedido en espera, por ejemplo, cuando se ha recibido el pago por transferencia y el paquete va en camino pero aún no se ha entregado, o cuando se ha enviado contra reembolso, pero aún no nos ha llegado el pago.
  • «Cancelado» lo usarás cuando cualquiera de la dos partes, administrador o usuario, se haya cancelado un pedido.
  • «Fallido» es cuando ha fallado el método de pago automático (PayPal, Stripe).
  • «Trash». Este estado no lo podemos seleccionar desde este panel, pero aparece en el listado de pedidos cuando enviamos un pedido a la papelera.

Editar pedidos

Una vez que has comprobado que tienes nuevos pedidos, lo normal es que tengas que realizar alguna acción con ellos. Vamos a ver las variables que se te pueden presentar.

Lo primero es pinchar en el id  y nombre del pedido y aparecerá una pantalla similar a siguiente (Ver imagen 6). Ten en cuenta que estos campos los puedes arrastrar y colocarlos como mas cómodos te resulte y en «Opciones de pantalla» puedes seleccionar los que quieres que se  muestren o los que no, ademas de si lo quieres en una o dos columnas.

Interfaz para la edición de pedidos.
Imagen 6

Lo primero que te encuentras son los datos del cliente, lo titulan detalles del pedido seguido de id que se le haya asignado. Bajo este título una breve información de la forma de pago, el momento en el que este pago fue realizado y la IP.

A continuación encontrarás tres columnas:

  • «General», en la que aparece fecha y hora de la creación del pedido. El «Estado» en el que se encuentra  y que modificaremos según cómo se encuentre el pedido en este momento, según la naturaleza del envío puede pasar por varias fases, por ejemplo, Procesando→En espera→Completado→Reembolsado. Y «Cliente». Aparece en nombre y el correo si está registrado o, en caso  contrario ,aparecerá «Invitado».
  • «Facturación». En esta columna vas a encontrar los datos de facturación del comprador.
  • «Envío» contiene los datos del envío del pedido.

Todos estos datos son editables sobre el terreno pulsando en el icono en forma de lápiz de la parte superior derecha de cada bloque de datos. Ademas en «General» encontrarás una serie de enlaces que te permiten consultar datos de tu cliente (Ver imagen 7).

Esta imagen señala los campos que se pueden consultar en "General y los botones para modificar los datos de facturación y de envío.
Imagen 7

El siguiente bloque contiene un listado con los productos que se han comprado. Abajo a la izquierda tienes el botón de reembolso que pulsando en el te permite devolver cierta cantidad al cliente, ademas de añadir una nota que será visible para el comprador. Ademas si el estado se encuentra en «Pendiente de pago», desde aquí también puedes  modificar los artículos. Colocando el puntero sobre la línea del producto que quieres editar, aparecen dos botones, uno en forma de lápiz que te permite modificar cantidad, precio e impuesto, ademas de un botón que te permite añadir un título y una nota al producto, (por ejemplo si este se excediera del peso) y otro en forma de «X» para eliminar esa línea.

Junto al botón «Reembolso» aparece uno nuevo, «Añadir artículo(s)», que pulsando sobre él aparecen estos otros:

  • «Añadir producto(s)». Para añadir productos nuevos al pedido.
  • «Añadir cuota» le sumarías una cuota fija o si le colocar el «%» detrás del valor, añade un porcentaje al total.
  • «Añadir envío». Puede que algún producto exceda el peso o volumen, o por el motivo que sea, requiera de un envío especial que no tengas configurado en las clases o zonas de envío. Aquí lo puedes añadir para este pedido en concreto.
  • «Añadir impuesto». Lo mismo que en el caso anterior, quizás a este cliente se la aplica otro tipo de impuestos, esta sería la opción para añadirlo.
  • «Cancelar» para volver al estado en el que te encontrabas antes de pulsar «Añadir artículo(s)»
  • «Guardar» para que se guarden los cambios.

Una vez hechas todas las modificaciones, pulsas en «Recalcular» para que estas se apliquen.

«Permisos de producto descargable» es un nuevo bloque en el que introducimos el producto descargable que buscamos y pulsamos en «Permitir acceso» para que se generen los permisos.

También tienes el bloque de «Acciones del pedido» en el que puedes volver a enviar algunos de los correos en el desplegable «Elige una acción» y la última opción que se usa para que, en el caso del que el pedido tenga algún producto descargable, y los permisos hayan caducado, puedas desde aquí regenerar estos permisos. También en este bloque tienes la opción de mandar un pedido a la papelera pulsando en «Mover a la papelera».

Nos queda el bloque de «Notas del pedido». En él podemos anotar cualquier detalle que necesitemos saber más adelante. En este caso antes de pulsar «Añadir» la pondremos como «Nota privada» y esta aparecerá en color gris. También podremos enviar una nota al comprador, por ejemplo, si ocurre alguna incidencia con un artículo o pedido, entonces eliges «Notas al cliente» y pulsas «Añadir», esta vez aparece en color azul. Al mismo tiempo se van generando una serie de notas automáticamente conforme se van realizando cambios al pedido (Ver imagen 8).

Imagen que muestra la "Notas del pedido".
Imagen  8

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